home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 2 / Gold Medal Software Volume 2 (Gold Medal) (1994).iso / educate / sbook13.arj / BOOK.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-10-11  |  42KB  |  863 lines
  1.  
  2.  
  3.       S A N D D ' S     B O O K     G U I D E
  4.  
  5.           Version 1.3
  6.  
  7.  
  8.            Book Catalog & Library Software
  9.            Copyright 1992-1993 - Sandd Software
  10.            Written by Bertrand LaMarche
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.                    TABLE OF CONTENTS
  16.  
  17.  
  18. INTRODUCTION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1.0
  19.  What is Book Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1.1
  20.  
  21. SETTING UP BOOK GUIDE   . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.0
  22.  Distribution Diskettes . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.1
  23.  Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.2
  24.  Installing Book Guide  . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.3
  25.  Using the Mouse Interface  . . . . . . . . . . . . . . .  2.3.1
  26.  Program Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4
  27.  Screen Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.1
  28.  Speaker Sound  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.2
  29.  DOS Version  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.3
  30.  Auto Save  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.4
  31.  Printer .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.5
  32.  Printer Port .  . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.6
  33.  VGA Support  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.7
  34.  Book Sort  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.8
  35.  Auto Increment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2.4.9
  36.  
  37. FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3.0
  38.  Select Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3.1
  39.  Verify Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3.2
  40.  Modify Series  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3.3
  41.  Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3.4
  42.  Quit Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3.5
  43.  
  44. USING BOOK GUIDE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4.0
  45.  Adding Information to Your Data Base. . . . . . . . . .   4.1
  46.  Changing and Updating Information in Your Data Base. . .  4.2
  47.  Finding Information in Your Data Base  . . . . . . . . .  4.3
  48.  Books  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  A.
  49.  Book Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B.
  50.  Authors  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  C.
  51.  Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B.
  52.  Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  C.
  53.  
  54. REPORTS   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.0
  55.  Report Generator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1
  56.  Report Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.A
  57.  Description  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.B
  58.  Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.C
  59.  Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.D
  60.  Select Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.E
  61.  Select Series  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.F
  62.  Heading  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.G
  63.  Print Page Number. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.H
  64.  Left Margin  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.I
  65.  Print Guide  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.J
  66.  Lines / Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.K
  67.  Output . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.L
  68.  Begin Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.M
  69.  Quit Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.1.N
  70.  
  71. MULTIMEDIA FILES  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6.0
  72.  Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6.1
  73.  Paste Multimedia file. . . . . . . . . . . . . . . . . .  6.2
  74.  Multimedia Search. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6.3
  75.  Viewing Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6.3
  76. PERFORMANCE . . . . . . . .  . . . . . . . . .  . . . . .  7.0
  77.  Backups  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7.1
  78.  History  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7.2
  79.  Compatability  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7.3
  80.  
  81.  
  82.          *** IMPORTANT WARRANTY INFORMATION ***
  83.  
  84.   Sandd warrants the physical diskette(s) and physical documentation
  85.   provided with registered versions to be free of defects in materials
  86.   and workmanship for a period of ninety days from the date of order.
  87.   If Sandd receives notification within the warranty period of defects
  88.   in materials or workmanship, and such notification is determined by
  89.   Sandd to be correct, Sandd will replace the defective diskette(s) or
  90.   documentation.
  91.     The entire and exclusive liability and remedy for breach of this
  92.   Limited Warranty shall be limited to replacement of defective
  93.   diskette(s) or documentation and shall not include or extend to any
  94.   claim for or right to recover any other damages, including but not
  95.   limited to, loss of profit, data, or use of the software, or special,
  96.   incidental, or consequential damages or other similar claims, even if
  97.   Sandd has been specifically advised of the possibility of such
  98.   damages.  In no event will Sandd Software's liability for any damages
  99.   to you or any other person ever exceed the lower of suggested list
  100.   price or actual price paid for the license to use the software,
  101.   regardless of any form of the claim.
  102.     Sandd specifically disclaims all other warranties, expressed or
  103.   implied, including but not limited to, and implied warranty of
  104.   merchantability and/or fitness for a particular purpose.
  105.  
  106. 1. INTRODUCTION
  107.  
  108. Sandd's Book Guide "Book Guide" program for Personal Computers (PCs)
  109. allows you to catalog your library of reading information.
  110.   You can use Book Guide to create one or more relational data bases
  111. that contain information about books, or series of books, that you
  112. want to keep track of.  Book Guide lets you apply your own extended
  113. comments about the books it contains, so you can be as detailed as
  114. you like. Sandd has built great deal of flexibility into the program
  115. that allows you to find your data quickly.
  116.  
  117. Book Guide uses relational data bases that allow you to add, update,
  118. and retrieve information.  Book Guide will manipulate information
  119. from these data bases that you put into the program.  The data
  120. that you keep in these data bases is entirely up to you, and you can
  121. change the information as often as you like, and build reports for
  122. viewing on the screen or printing on your printer.  With the
  123. purchase of Book Guide 3.1, you should have a 3/12 or 5 1/4 inch
  124. diskette. This diskette contains the programs that set up, run, and
  125. maintain Book Guide.  You will use files stored on this diskette
  126. to install Book Guide on your personal computer (note that these files
  127. are in a compacted format; contained on the diskette is a program which
  128. will install the files and then un-compress them).  We recommend, as
  129. does anyone else who sells you software, that you make backup copies
  130. of the files that we send you in case some disaster with your PC causes
  131. a loss of files.
  132.  
  133. 1.1 What Is Book Guide
  134. Sandd developed Book Guide to enable you to keep track of the Books,
  135. Authors and Editors you are interested in.  Book Guide's relational
  136. data bases are interconnected, so after you enter information into
  137. the "Book" data base, it's available to the other sections, too
  138. ie. Authors and Editors. You don't have to build, say, a data base
  139. containing information about Book Editors; the program will extract
  140. the information about Editors from its relational data bases and
  141. display it (or print it) at any time, for you.
  142.  
  143. Sandd's Book Guide is a PC based library that can catalog information
  144. that relates book collecting and tracking. Data look-up is simple and
  145. strait-forward.  Each record holds information about each book.
  146.  
  147.  
  148. 2.0 SETTING UP AND USING BOOK GUIDE
  149.  
  150. 2.1 Distribution Diskettes
  151. Book Guide from Sandd is distributed on 3-1/2 or 5-1/4 diskettes.  As with
  152. any software you purchase, you should make backup copies of your diskettes
  153. before you begin to work with Book Guide.  See your DOS manual for more
  154. instructions on how to make backup copies of diskettes.  If you are
  155. upgrading always back up your data files before installing the newest
  156. version of the program.
  157.  
  158. 2.2 Files
  159.  
  160. The Installation diskette contains the following files:
  161.  
  162. * BOOK.LZH - the Book Guide program files
  163. * BOOKDAT.LZH - the Book Guide sample data files
  164. * INSTALL.EXE - install program you need to run
  165. * LHA113.COM - part of the install program
  166. * README.DOC - Special Book Guide information
  167.  
  168. 2.3 Installing Book Guide
  169.   On the disk labeled Book Guide Program, there is an install program.
  170. Put this disk into your floppy drive and type "A:INSTALL".  Follow the
  171. instructions to install Book guide onto your Personal Computer.
  172. Type B:INSTALL if the program is being installed from your B:\ drive.
  173.   If you have the shareware version simply unpack the program to a
  174. directory on your hard disk and type "BOOK" to run the program.
  175.  
  176. 2.3.1 Using the Mouse Interface
  177. If you have a mouse connected to your Personal Computer, you can tell
  178. Book Guide to use it by starting the program with a parameter.  The
  179. parameter is the word "mouse".
  180. * Type BOOK MOUSE to enable the mouse to run in the program.
  181.  
  182. Simply move the cursor around with the mouse to highlight the selection
  183. you want, then press the left-hand mouse button to select it.  If you
  184. press the right-hand mouse button, you back up, one level at a time.
  185. Whenever this document tells you to use the left and right arrow keys
  186. to move your cursor, you can use the mouse instead.  Just use the mouse
  187. to move the cursor around on the screen, then click the left-hand mouse
  188. button to make your selection.  The right-hand mouse button always exits
  189. you from the current Book Guide panel.  Both buttons are equal to the
  190. page down key.
  191.  
  192. 2.4 Program Settings
  193. Once Book Guide has been installed onto your PC, take a few moments
  194. and review the settings Book Guide uses.  Run Book Guide and select
  195. SETTINGS from the FILES menu to view or change the settings.  This
  196. feature allows you to alter the configuration that Book Guide uses.
  197. Use the arrow keys to highlight "Settings" under the "FILES MENU"
  198. and press <Enter>.  Book Guide displays a pop-up panel in the center
  199. of your screen called "Configuration".  The program settings are
  200. described below.
  201.  
  202. 2.4.1  Screen Display
  203. AUTODETECT, COLOR, or MONOCHROME.  Normally you can leave
  204. this set to autodetect, this will sense the type of monitor you have
  205. and adjust the colors accordingly. If you are using a VGA White or a
  206. Portable PC, you may want to experiment with the monochrome settings.
  207. This setting may be easier to read.
  208.  
  209. 2.4.2  Speaker Sound
  210. This will control sounds from your internal PC speaker.  Book Guide will
  211. produce clicks and other sounds when you navigate throughout the program.
  212.  
  213. 2.4.3  DOS Version
  214. Use the left and right arrow keys to let Book Guide know if the DOS version
  215. you are running is prior to version 3.0 or after.
  216.  
  217. 2.4.4  Auto Save
  218. Use the left and right arrow keys to turn Auto Save on and off.
  219. Auto Save on will automatically save any database changes to disk.
  220. Autosave off will ask to save any changes before they are saved.
  221.  
  222. 2.4.5 Printer
  223. select the type of printer you own.  Choose Laser Printer or Dot
  224. Matrix printer.   If you have a laser printer then be sure to set
  225. the Lines Per Page option to 60 lines for your reports.  Dot Matrix
  226. printers should use 66 Lines Per Page.
  227.  
  228. 2.4.6  Printer Port
  229. Select from LPT1, LPT2, or PRN.  If you have problems printing, try
  230. changing this item to PRN.  This will allow DOS to handle all printing
  231. requests.  This may be necessary if you are on a LAN or have re-directed
  232. the output to a serial printer through dos.
  233.  
  234. 2.4.7  VGA Support
  235. Enable or disable VGA support.  If this is active and you have a VGA
  236. monitor, Book Guide will fade screens in and out.  There are two
  237. speeds of fading, choose whichever you like.  If you are running in
  238. a partition such as windows set this to off.
  239.  
  240. 2.4.8  Book Number Sort
  241. Use the right and left arrow keys to select the sort type.  Options
  242. include Automatic/Standard.  If Automatic is selected then the program
  243. will try to sort book numbers by Dewy Decimal.  If Standard is selected
  244. then the program will do a standard sort by book number.  If you change
  245. this option then the database must be re-sorted for the change to take
  246. effect.  Re-sort the data with the verify files option.
  247. Now that you have installed and configured Book Guide for your PC
  248. you are ready to select a file.
  249.  
  250. 2.4.9  Auto Increment
  251. This option is usefull for adding books.  If Auto Increment is off then
  252. regular adding will be in effect.  If on then the program will display
  253. a menu during the ADD function, this menu will show the greatest book
  254. number entered in the database for a particular series.   To display a
  255. book number select a series and the greatest number for that series will
  256. be displayed.  The display of the last book number entered for a given
  257. series helps to avoid duplicate numbers in the database.  Also by using
  258. this feature you can avoid gaps in your numbering system.
  259.  
  260. 3.0 FILES
  261.  
  262. Use the FILES PANEL to select your Book Data files and change directory
  263. paths, make sure the your data files are not corrupted, modify the series,
  264. change the program settings, and exit the program.
  265.  
  266. 3.1 Select Files
  267. To access the Select Files panel, use the arrow keys to highlight the
  268. FILES on the Main Panel.  The Select Files panel appears.  The Book
  269. Path Directory is highlighted. To select the current directory path
  270. press <Enter>.
  271.   To add a new Book directory path, press the down arrow key to highlight
  272. a blank line under the existing path and press the <Spacebar>.  Type the
  273. path name for the new directory.  Make sure that you start with the drive
  274. name (e.g., a:\pictures in our example).  Book Guide will add the final
  275. backslash "\" if you do not type it.  Press <Tab> to highlight the blank
  276. line below "Multimedia Data Path Directory", then press the <Space bar>.
  277. Enter the path name of your multimedia files.  To select a directory
  278. highlight the one you want and press <Enter>.  The selected or active
  279. directory where the program will find the files is the top item displayed.
  280. Press <Esc> or <Enter> on the first entry after file is selected.
  281.  
  282. 3.2 Verify Files
  283. If you suspect that your directories have become corrupted back them
  284. up first!  Next move the cursor to the "Verify Files" and press <Enter>.
  285. Book Guide displays the "VERIFY DATA FILES" panel, which gives
  286. you some reasons why catalogs can become corrupted.  If you select a
  287. new sort method, from the settings menu then use this option to
  288. rebuild the index files.  Choose to update and rebuild your data or
  289. multimedia files.  Highlight your choice and press <Enter> to begin.
  290. After you see the message "Recovery Process Completed," note if there
  291. were any errors.  If there are errors run verify again to see if they
  292. were fixed in the first run.  Press <Escape> to return to the Main Menu.
  293.  
  294. 3.3 Modify Series
  295. Use the "Modify Series" selection to add/edit/delete a series name to your
  296. Book series list.  For example, to add the series "History" then move the
  297. cursor to a blank item and type in "History".  Press <Esc> and the program
  298. will ask if you wish to save this series.  Now when you add or edit a book
  299. the new series will be displayed as one of your choice's for series.
  300.   To add a series name, access the "Modify Series" panel.  The screen shows
  301. all 43 choices.  Use the arrow keys to move the highlight to a blank area
  302. on the panel.  Type the name that you want to use, then press the <Esc> key.
  303. Book Guide will update its data base so that it contains the new series.
  304.  
  305. 3.5 Quit Program
  306. Use the EXIT selection to leave the program.  Note that before you turn off
  307. your PC, you should use the EXIT function to be certain that the program
  308. saves any changes that you made to your data bases.
  309.  
  310. 4.0  USING BOOK GUIDE
  311.  
  312. The following are some general rules to keep in mind when you are using
  313. Book Guide.   Move to the next field on a panel by pressing the down arrow
  314. key or the <Enter> key, and move to the previous field by pressing the up
  315. arrow key.  Use of the <Spacebar>, <Insert>, <Delete>, <PgUp>
  316. <PgDn>, <Enter> and of course <Escape> are the main control keys
  317. in the program.
  318.  
  319. If you want to erase characters in a field, you can just type over the
  320. letters that already occupy the space. Be aware, however, that any
  321. characters already in a field will stay in the field unless you overtype
  322. them, with other characters or with spaces. Note that the spacebar will
  323. delete characters after the cursor, and the backspace key will delete
  324. characters before the cursor.  You'll get some interesting results if the
  325. new information you are typing does not completely cover the old data.
  326.  
  327. Along the top of this Entry Panel are five selections:
  328.  
  329. * FILES
  330. * LIBRARY
  331. * REPORTS
  332. * MULTIMEDIA
  333.  
  334. Each of these selections are described in a separate section in this
  335. document.  Use the left and right arrow keys to change selections, and
  336. the up and down arrow keys to highlight the choices in the pop-up panels
  337. that appear below each selection.
  338.  
  339. 4.1  Adding New Information to Your Data Base
  340. Sandd's Book Guide allows you to make your data base as large as your PC
  341. will allow.  You can include a great deal of information about each Book.
  342.  
  343. You add new information to Book Guide from the "Books" selection on the Main
  344. Menu Panel under "Library".  Book Guide's relational data base structure
  345. automatically keys the information you enter to the appropriate places in
  346. its data base structure. Use the following procedure to add information to
  347. Book Guide. When you are working with Sandd's Book Guide, you can erase
  348. characters that you have typed by using the backspace key, or use the left
  349. arrow key and overtype.  You move to the next field blank by pressing the
  350. <Enter> key.
  351.  
  352. Under "Library" on the Main Menu, highlight "Books" and press the <Enter>
  353. key.  There is a brief delay while the software loads.  In a few seconds,
  354. the "Book Guide File Maintenance" panel appears.  Now press the Insert key
  355. and Book Guide will add a new Book and let you begin to edit it.
  356.  
  357. NOTE: You cannot type information into the fields that are prepopulated.
  358. Information is selected by using the <Spacebar> or the right and left
  359. arrow keys.  To view all of the choice's at once press <Enter> on the field.
  360. Use the up and down arrow keys to select your choice and press <Enter>,
  361. to abort press <Esc>.
  362.  
  363. Book Guide highlights the "Book Title" field. Type the name of the Book.
  364. Press <F5> to modify the sort title.  The sort title is created automatically,
  365. but at times needs to be changes to reflect your preference for sorting.
  366.  
  367. If you know the name of the Editor, type that name into the highlighted
  368. field and press <Enter>.  If you don't know the Editor's name, just press
  369. <Enter> to move on.
  370.  
  371. Book Guide highlights the "Year" field.  Type the year in which the Book
  372. was released and press <Enter>, or just press <Enter> to skip.
  373.  
  374. Book Guide highlights the "Series" field.  This field is prepopulated
  375. with a number of selections; you can see all the options by repeatedly
  376. pressing the <Spacebar>.  To view all the choices at once press <Enter>
  377. and use the up and down arrow keys to select the series for this record.
  378. When Book Guide displays the selection that you want, press <Enter>.
  379. Selections here are created from the "Modify Series" Menu.
  380.  
  381. Book Guide accepts your selection and highlights the "Authors" field.
  382. Type the names of the Authors who appear in the Book, up to 20 characters
  383. and ten authors are allowed.  After you type each name, press the <Enter>
  384. key.  When you have added all the names you want to, press the down arrow
  385. or <enter> key to move to the next field.
  386.  
  387. To select the book format(s) use the <Spacebar> key.  First select if the
  388. book is Fiction or Non-Fiction.  Further define the book format with the
  389. next field, your choices include:
  390. Hard Cover
  391. Paper Back
  392. Library
  393. Cassette
  394. Magazine
  395. Paper
  396. Other
  397.  
  398. Next there is a place to rate the book with a star rating.  This field
  399. is pre-populated, use the <Spacebar> to toggle each field.  Press the
  400. <Spacebar> repeatedly until you see the rating you want to use for this
  401. book, then press <Enter>.
  402.  1/2
  403.  *
  404.  * 1/2
  405.  **
  406.  ** 1/2
  407.  ***
  408.  *** 1/2
  409.  ****
  410.  ****1/2
  411.  
  412. The edition of the book can be toggled with the <Spacebar>.  The range is:
  413. 1st edition to the 99th edition.
  414.  
  415. The number of pages in the book can be typed in by you.  Only numbers are
  416. allowed in this field.   Press <Enter> to go to the Edition field.
  417.  
  418.  
  419. Type in the price (numbers only) into this field.  If you want to track the
  420. value of your collection enter a number in the value field.  Next to the
  421. value field is the condition field.  With this field you can toggle between
  422. NEW to WORN with more choices in between.
  423.  
  424. The Reading field is unique in that is reveals the status of your involvement
  425. with the book.  Choose between:
  426. Finished reading this book
  427. I want to read this book
  428. Have not read this book
  429.  
  430. The book number is important in two ways.  First the book number is used as
  431. a way to lookup your books (Sorting).  Second this can be used to track if
  432. the book is in your personal library, since usually only books you own would
  433. be assigned a book number.  You can input letters or numbers in this field.
  434. To use the book number with a Dewy decimal sort use standard Dewy input.
  435. If you want to use your own cataloging system the program will still sort
  436. by book number.  You can use letters and numbers and dashes to distinguish
  437. your catalog.
  438.  In the settings part of the program you can choose the sort type.  Usually
  439. it can be left in the "Automatic" mode.  If automatic is selected then the
  440. program will try to determine if the book number is Dewy or standard and
  441. sort each differently.
  442.  
  443. The ISBN (International Standard Book Number) is optional.
  444.  
  445. Type the publisher's name in the publisher field.
  446.  
  447. Book Guide highlights "Description". Add any description you want.  Be sure
  448. to press the <Enter> key at the end of each line.  Also, if data already existed
  449. in this field, be careful when you are typing.  The new letters you type will
  450. overlay the existing characters; If your new entry does not completely change
  451. the old, use the <Spacebar> to erase the old characters, or you will end up
  452. with extraneous characters in the field.
  453.  
  454. Book Guide highlights the bottom block on the screen, the "Description"
  455. field in which you can enter your own description (and opinion!) of the Book.
  456. Type a brief description of the Book.  You can type anything you want to, but
  457. be sure to press the <Enter> key at the end of each line, since Book Guide
  458. does not automatically wrap the text for you.
  459.  
  460. If what you want to type more than 7 lines, do not despair!  Sandd provides
  461. a facility that allows you to type up to 800 lines in the Description field
  462. with the Extended Description field.  If more than seven lines are in the
  463. record than using the up and down arrow keys while viewing the data will
  464. scroll the extended description in the seven line field.
  465.  
  466. The book description
  467. Press the <TAB> key to start editing in "Extended Description".  Book
  468. Guide then shows you the "Extended Description" panel.  Type to your heart's
  469. content, but remember that the text does not wrap automatically; press the
  470. <Enter> key to begin each new line.  The number of lines that you have typed
  471. appears in the lower right-hand corner of the panel.  To insert a new line
  472. press <F5> or to delete a line press <F6>.
  473.  
  474. After you have made the changes, press <Esc>.  Book Guide opens a panel on
  475. your screen that says "This Book has been modified, Save changes?"  Press
  476. "Y" to alter your relational data base, or press "N" to abort the procedure.
  477. If autosave is on then changes are saved and no prompt is given.
  478.  
  479. When you have finished entering the text, press <Esc>.  Book Guide saves
  480. what you have typed (there is a short pause while the program saves your
  481. changes), and returns to the book lookup screen.
  482. Note that the Description section on the Book Data Base panel shows only the
  483. first seven lines of the description if the description contains more than
  484. seven lines.  Everything is still there--press <TAB> to edit the entire
  485. description.  If you are viewing a book the description will scroll by
  486. using the up and down arrow keys.
  487.  
  488. 4.2  Changing and Updating Information in Your Data Base
  489. After you have typed information into Book Guide's relational data base,
  490. you can, of course, go back and change any or all of the information, or
  491. delete information that you have already entered. Use the following
  492. procedure to make changes to the relational data bases.
  493.  
  494. Use the left and right cursor keys to highlight "Books" under "Library."
  495. Press the <Enter> key to start file maintenance.
  496.  
  497. Book Guide displays the list of Books currently in its data base, beginning
  498. with the letter "A" (or as close to the letter "A" as it can get).  Move
  499. around in this list by using one or more of the following methods.
  500.  
  501. Press the Spacebar and type Twain, Book Guide will search for this book
  502. title.  You can also type a phrase or as little as one letter.  Whatever
  503. you type will be highlit where it is in the title.  Press <Ctrl> + L
  504. to find the next occurrence of the phrase you typed in the search string.
  505.  
  506. Use the left and right arrow keys to jump, one letter at a time, either
  507. forward or backward in the alphabet.  Along the bottom of the panel, from
  508. left to right, are the letters of the alphabet, with the letter that begins
  509. the highlighted Book highlighted.
  510.  
  511. Press the first letter of the first word in the Book title to jump to that
  512. letter.  For example, press "c" to jump to those books in the data base
  513. whose first letter begins with "c".
  514.  
  515. Use the <PgUp> and <PgDn> keys to jump one screenfull of information
  516. at a time.  Use the up and down arrow keys to move the cursor one book
  517. title at a time.
  518.  
  519. When the cursor is highlighting the Book you want, press the <Enter> key.
  520. Book Guide will search its data base, then display the information it has
  521. for the book you selected.  If more than three authors are entered than the
  522. authors scroll.  To view more of the description use the up and down arrows.
  523.  
  524.  
  525. 4.3 Finding Information in Your Data Base
  526.  
  527. While you are looking at the Main Panel, use the left or right cursor keys
  528. to highlight "Library".  Book Guide automatically highlights "Books".
  529. Press the <Enter> key.  Book Guide displays the "Book Guide File
  530. Maintenance" screen, which contains an alphabetical list of the Book
  531. titles currently in your data base.
  532. Note the following features of this screen.
  533. In the center of the screen is the cursor bar, which highlights the first
  534. Book in the list.  At the top of the screen, Book Guide shows you information
  535. about the Book:
  536.  
  537. Below the list is a bar containing letters of the alphabet; the highlighted
  538. letter is the first letter that appears in the book title. At the bottom of
  539. the screen appears information about navigating in the data base.  Use the
  540. <PgUp> and <PgDn> keys to jump, one screen at a time, backward or
  541. forward in the data base.  The <Esc> key, as usual, backs you up one
  542. level, in this case back to the Book Guide Main Menu screen.
  543.  
  544. The up arrow key moves the cursor up one selection on the screen.  The down
  545. arrow moves the cursor forward on the screen, or forward to the next screen.
  546.  
  547. The left and right arrow keys move to the next letter in the alphabet.
  548. The current letter is highlit when compared to the other letters.
  549.  
  550. When you press the <Enter> key, Book Guide displays the detailed
  551. information that it has about the Book that is highlighted (the
  552. information contained in the Book Data Base).  Use the list to locate
  553. a particular Book in your data base, highlight the name with the cursor
  554. bar, and press the <Enter> key.  Under the "Library" selection at the
  555. top of the screen are the following selections.
  556.  
  557. * Books         - Books sorted by title
  558. * Book Numbers  - Books sorted by book number
  559. * Authors       - Alphabetical listing of all Authors and Editors
  560. * Series        - Lists Books by a particular series
  561. * Search        - Search the Book database
  562.  
  563. A. Books
  564. Use the "Books" selection to find Books by title.  This is also where
  565. you can add, change, or delete Books in the file.
  566.  
  567. B. Book Numbers
  568. Use the "Book Number lookup" selection to find Books sorted by number.
  569. Books without a book number are shown after the books with a number.
  570. From this area of the program one can add, change, or delete books in
  571. the file.  Use the arrow keys to select the book you want.  Press <Space>
  572. to search for a book number, after the book is found then press the
  573. <Enter> key to view more about the book.  To edit the book press the
  574. <Tab> key.  This is a good place to view only books you own if you
  575. only add a book number to any book that you do own.  Since books with-
  576. out a book number will be displayed after book with a book number your
  577. collection will be at the "top of the file".
  578.  
  579.  C. Authors
  580. Use the "Authors" selection to find the Authors and Editors that the data
  581. base contains.  To access this portion of Book Guide's data base, use the
  582. arrow keys to highlight "Library", then move to the menu that displays
  583. "Authors" and press <Enter>.  Book Guide displays a panel that contains
  584. up to three columns.
  585.  
  586. At the left side of the panel are the names, listed in alphabetical order.
  587. Near the center of the screen is the number of times that a name appears
  588. in the relational data bases.  In the third column is the name "Author"
  589. or "Editor or Both".
  590.  
  591. Use the up and down arrow keys to move the cursor bar forward (toward
  592. the beginning of the alphabet) or backward (toward the end of the alphabet).
  593. To search for a person press <Space> and input the search string.
  594.  
  595. You can also use the <PgUp> and <PgDn> keys to jump, one screen at a
  596. time, in either direction.  When you have highlighted the Author, Editor
  597. you want, press <Enter> to see a screen containing more details
  598. about the books that person is connected with.  This screen shows the
  599. person's name in the upper right, and the book titles associated with
  600. the Author/Editor found.
  601.  
  602. Use the cursor keys to highlight these books and press <Enter> to see the
  603. book or event that pertains to the Author/Editor found.
  604.  
  605. D. Series
  606. When you highlight "Series Lookup" and press <Enter>, Book Guide shows a
  607. list of all series names under which the Books have been entered.  Use the
  608. arrow keys to highlight the series you are interested in, then press Enter>
  609. to see the Books in the data base that were entered with that series name.
  610.  
  611. If you press <Enter> while a Book name is highlighted, Book Guide shows
  612. you the Book Data Base panel for that Book. If you have added more Authors
  613. than the screen can show, Book Guide will match the names from right to
  614. left, showing you all the names that appear in the field.
  615.  
  616. E. Search Books
  617. Use the "Search Books" selection to query your data base. When you
  618. highlight "Search Books" and press <Enter>, Book Guide shows you the
  619. "Search Book File" screen.  Each of the fields shown enables you to
  620. limit the search.
  621.  
  622. Fill in as few or as many fields as you like and press the <F5> key to
  623. begin the search.  Note that the larger your data base, the longer the
  624. search will take. Press <Esc> to abort the search.
  625.  
  626. After Book Guide completes its search, it displays the "Book Guide Search"
  627. screen, which contains the results of the search just made.  In the center
  628. of the screen is an alphabetical list of the Book names.  The top portion
  629. of the screen shows some details about the Book currently highlighted by
  630. the cursor.  The bottom of the screen shows the keys to use to move around
  631. the "Book Guide Search" panel.
  632.  
  633. Press <Enter> to see details about the Book selected, or press <Esc> to back
  634. out of the selection.  A pop-up panel appears on the screen indicating the
  635. search is in progress.  When the search is complete Book Guide displays the
  636. number of hits made in the data base.  You can create a report from any
  637. search.  After selecting the search criteria and then searching, return to
  638. the "Report Generator" screen and select last search to print of the books
  639. that were found in the search.
  640.  
  641.  
  642. 5.0 REPORTS
  643.  
  644. Book Guide is capable of producing a number of reports, that you can look
  645. at on your screen or print on your printer. Use the Reports Generator
  646. selection to create and print reports about the information you have in
  647. your catalogs.  We suggest that when you specify all the report parameters
  648. that you want, you view the report on the screen before you print it.
  649. This can save paper, and can give you the opportunity to ensure that
  650. the report is what you want.
  651.  
  652. 5.1 Report Generator
  653. Use the "Report Generator" selection to specify the parameters that you
  654. want to use for your report.  When you highlight "Report Generator"
  655. and press <Enter>, Book Guide displays a menu of 10 reports that you
  656. can customize or run.  Press <Esc> to view a panel that allows you
  657. to specify various parameters that can narrow the search and change
  658. the way the report prints on your printer.
  659.  
  660. 5.1.A  Report Number
  661. Press <Enter>.  Book Guide can save up to 10 unique report types.
  662. Select the number you want to print or change.  Use the page up and
  663. page down keys to change the report number.  With this feature you can
  664. set up reports the way you like and they are saved to disk.  This makes
  665. it easy to create your report at a later time since the report format
  666. has been saved to disk.
  667.  
  668. 5.1.B  Description
  669. The report description is used for your reference to give the different
  670. reports unique names.
  671.  
  672. 5.1. C  Report Type
  673. Highlight "Report Type" and press the return key. Book Guide will display
  674. a panel on the right side of the screen that contains the following
  675. selections.  Use the up and down arrow keys to select one of the types,
  676. then press <Enter>.
  677.  
  678. TITLE
  679. If you select "Title", the report that Book Guide provides will be sorted
  680. by the Book title.
  681.  
  682. BOOK NUMBER
  683. If you select "Book Number", Book Guide will create a report sorted by
  684. ascending numbers which you have assigned to your books.
  685.  
  686. SERIES
  687. If you select "Series", Book Guide will create a report sorted by series.
  688. This report is similar to catalogs used by book review magazines.  Also,
  689. you may elect to print a Table of Contents and Index with the series report.
  690.  
  691. LAST SEARCH
  692. Book Guide remembers the parameters that you specified for the last search
  693. you made, and uses them to make its current search.
  694.  
  695. 5.1.D  Format
  696. Use "Report Format" to tell Book Guide how you want to see the report.
  697. You have the following options.
  698. * FULL DESCRIPTION
  699. * SORT TITLE - YEAR - NUMBER
  700. * TITLE - YEAR - NUMBER
  701. * SORT TITLE - FORMATS
  702. * SORT TITLE - PRICE - CONDITION
  703.  
  704. If you select "Full Description", Book Guide will print all the information
  705. that it has in its data base.  All the reports are shown below.  These
  706. five formats will print a single line per Book, except the full description
  707. report.
  708.  
  709. 5.1.E  Select Books
  710. You can use this setting to tell Book Guide which Books to print.  All Books,
  711. only Books with numbers, or Books without numbers.  By using this feature,
  712. you can print only Books in your library that have book numbers.
  713.  
  714. 5.1.F  Select Series
  715. You can use this feature to tell Book Guide which series to print.  You can
  716. select any or all series.  If the series has an asterisk next to it than it
  717. will be selected.
  718.  
  719. 5.1.G  Heading
  720. Whatever you enter in this area will be printed at the top of each page
  721. printed.
  722.  
  723. 5.1.H  Print Page Number
  724. You can elect to print page numbers on each page or omit them.
  725.  
  726. 5.1.I  Left Margin
  727. You may set the number of characters as a left margin.  Set this so the
  728. reports are aligned on the page to your liking.
  729.  
  730. 5.1.J  Print Guide
  731. This option only takes effect when you select a single line report.
  732. You can turn on a guide which your eye can follow when reading across
  733. the reports.
  734.  
  735. 5.1.K  Lines / Page
  736. You can select the number of lines per page you want your reports to be
  737. printed.  Laser printers use 60 lines per inch and dot matrix use 66 lines
  738. per inch.  If you want to print in laser book format use about 40 lines
  739. per inch.
  740.  
  741. 5.1.L  Output
  742. You can select three ways to view or print the report you have selected.
  743.  
  744. PRINTER
  745. This is the normal report format which directs the report directly to
  746. your printer.  This works for laser and dot matrix printers.
  747.  
  748. LASER 4 UP
  749. If you have a laser printer, you can drastically reduce the number of
  750. pages required to print the reports.  Select this to print 2 pages on
  751. a single side of paper.  You will need to reload the paper when asked,
  752. so the back side of the page can be printed.  The report now folds neatly
  753. giving you a handy report similar to a book.
  754.  
  755. SCREEN
  756. It is a good idea to view the way the report will look before you actually
  757. print it.  Use this feature to view and scroll through the report before
  758. you actually print it.  Once you are happy with the way the report looks
  759. and you want to print it, select either PRINTER or LASER 4 UP.
  760.  
  761. 5.1.M  Begin Report
  762. After you have filled in the fields discussed below, highlight
  763. "Create Report" and press <Enter>. Book Guide will create the report that
  764. you have asked for.
  765.  
  766. 5.1.N Quit Reports
  767. When you have finished generating, viewing, or printing the reports you
  768. want, use the arrow keys to highlight "Quit Reports" and press the <Enter>
  769. key.  Book Guide returns to the Main Menu.  The <Esc> key also quits to
  770. the main menu.
  771.  
  772.  
  773. 6.0 MULTIMEDIA FILES
  774. Multimedia files are pictures or digitized images, sound files, or text
  775. files stored electronically.  If you have images associated with your
  776. collections, or sound files, you can use Book Guide to display them.
  777.  
  778. Use the cursor keys or mouse to highlight "Multimedia Files" and press
  779. <Enter>.  Book Guide displays a list of the file names that have the
  780. extension PCX,ROL,GIF,FLI.  You can select any of these files for view
  781. or play on your computer.
  782.  
  783. 6.1  Database
  784. Use this area to add and modify the multimedia files.  This is where you
  785. assign multimedia events to Books in your database.  To add a new record
  786. press <Insert>.  From the Edit screen input the file you wish to tag to a
  787. book record.  Use the function keys listed at the bottom of the screen to
  788. help you paste the necessary information.
  789.  
  790. 6.2  Paste multimedia file
  791. If you have picture files that match a record in the database then you
  792. will have the option to view the data or a picture.  To setup a picture
  793. press <F6> from the multimedia edit screen and a listing of books will
  794. be displayed.  Select the book that is related to the picture and press
  795. "P".  Paste will attach the picture to the book in the database.  Now
  796. if a Book title, Author or Editors is found in the database the associated
  797. picture can be displayed.
  798.  
  799. 6.3 Multimedia Search
  800. This will search your drive(s) for any multimedia files that may work
  801. from inside the program.  This information is stored in the multimedia
  802. file.  Book Guide displays a panel that allows you to specify the drive
  803. where you have the files.  Type the drives you wish to search and press
  804. <Enter>. Book Guide searches and catalogs all the multimedia type files
  805. found on the drive(s).
  806.  
  807. 6.4 Viewing Pictures
  808. After a picture is loaded to memory and displayed on the screen you can
  809. change the resolution if a VESA driver is present.  Select <F7> 320x200
  810. <F8> 640x480  <F9> 800x600  <F10> 1024x768.  To move the picture use the
  811. arrow keys.  To control the movement increments press minus & Plus.
  812.  
  813.  
  814. 7.0 Performance
  815. There are a few ways to customize and enhance the performance of the
  816. program.  Since this is a database program disk cache is the best way to
  817. speed up the feel of the program.  If you have VGA then set VGA Support
  818. to quick or slow fades, fading can be easier on the eyes.  If you like to
  819. use a mouse then start the program as "BOOK MOUSE" to enable the mouse.
  820. Turn Autosave on to add or edit data without being prompted to save your
  821. data.  When editing notes about the book use the full screen view of notes.
  822. This view allows adding and deleting of lines and is easier to use.
  823.   To run Book Guide in a Dos partition set a minimum of 512K, to view any
  824. pictures full screen mode would be required.
  825.  
  826. 7.1 Backups
  827. To perform a full backup of your data files copy all files with an extension
  828. of .DAT to your backup disk. From these files Book Guide can recover your
  829. database with a simple rebuild from the Verify Files menu. We recommend that
  830. you compress the "*.DAT" files first and then store them to your
  831. backup disk to save disk space.  If you use a full backup program then that
  832. program will most likely compress and store the data files on it's own.
  833. To copy the data files to your A drive use the Dos copy command example >
  834.   COPY *.DAT A:\
  835.  
  836. 7.2 History
  837. Nov 1992  -  Version .9 is beta tested by computer people, librarians and
  838.              book collectors.
  839.  
  840. Feb 1993  -  Version 1.0 is released as shareware
  841.  
  842. May  1993 -  Version 1.1 is released with enhanced lookup feature.  Also
  843.              all problem reports are solved.
  844.  
  845. Sept 1993 -  Version 1.3 released with automatic last tape number lookup for
  846.              adding.  A value field is added and a value report is added.
  847.              A new report Title-Author-Edition is added.  Improved searching
  848.              now includes all fields in the database.  Greatly enhanced
  849.              picture support for higher resolutions and full GIF viewing.
  850.  
  851. 7.3 Compatability
  852. All data files are fully compatible with the newest version of Book Guide.
  853. To update data files from an older version to the newest release follow the
  854. three steps below.
  855.  1) Backup your data files
  856.  2) Run the new version and select the file directory where your old files
  857.     are located, select "VERIFY FILES" from the "FILES" menu.
  858.  3) Select "VERIFY" and run "VERIFY BOOKS"
  859. After the books have been verified your database should be updated to the
  860. latest version.
  861.  
  862.  
  863.